کتاب نهادینه‌سازی اخلاق حرفه‌ای در سازمان تامین اجتماعی

راهکارهای عملیاتی برای نهادینه‌سازی اخلاق حرفه‌ای کارکنان سازمان تامین اجتماعی

تجزیه و تحلیل داده‌ها نشان داد که 30 محور مشتمل بر موارد زیر را می‌توان به عنوان راهکارهای عملیاتی برای نهادینه‌سازی اخلاق حرفه‌ای کارکنان سازمان تامین اجتماعی در نظر گرفت.

1- محور آموزش‌: مشتمل بر 10 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

برگزاری کلاس‌هایی که در آن آموزش کافی جهت برخورد مناسب در محیط کار و حس مسئولیت بالا را به کارکنان داده شود. نظیر دوره آموزشی «ارتباطات سازمانی»، «زبان بدن»، «مدیریت رفتار سازمانی»، «اصول مذاکره» و …

برگزاری آموزش‌های علمی اصول اخلاق حرفه‌ای در بین کلیه کارکنان سازمان.

برگزاری آموزش عملی اخلاق توسط افراد مقید و پایبند به رعایت اخلاقیات و قانون به صورت معرفی الگوهای مناسب جهت یادگیری اصول اخلاقی.

تاکید بر کمیت و کیفیت آموزش‌های بدو استخدام («جامعه‌پذیری سازمانی» = آموزش فرهنگ سازمانی).

پیش‌بینی آموزش به ارباب رجوع از طریق بروشورهای تبلیغاتی برای آشنایی با سازمان و وظایف سازمان.

برگزاری دوره آموزشی «تصمیم‌گیری و حل مساله»

انتقال آموزش موثر توسط مسئول مستقیم و مسئول مافوق

ایجاد جلساتی در شعبه جهت بازخوانی بخشنامه‌های جدید برای تمامی کارکنان

برگزاری نشست‌های دوره‌ای و استفاده از کارشناسان مجرب روانشناس در حوزه ارتباطات اجتماعی

تاکید بر یادگیری تا صرف آموزش.

2- محور تشویقات: مشتمل بر 9 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

تشویق کارکنان اخلاق‌مدار و منضبط با اعطای یک لوح تقدیر و اعلام اسامی آنان در هفته‌نامه‌های تامین اجتماعی

تعریف یک نظام تشویق و تنبیه مناسب در مواجهه با رفتارهای کارکنان

ایجاد رقابت در بدنه سازمان جهت بهبود اخلاق حرفه‌ای کارکنان بویژه در تعاملات با مراجعین

اعطای یک وام بدون ضامن و بدون قرعه‌کشی به کارکنان اخلاق‌مدار در یک ماه و یا یک فصل

مد نظر قرار دادن میزان رعایت اخلاق حرفه‌ای به عنوان معیاری برای ارتقای شغلی کارکنان

اعزام کارکنان اخلاق‌مدار به ماموریت‌های تفریحی

تشکیل و استفاده از «بانک اطلاعاتی کارکنان اخلاق‌مدار» جهت بکارگیری آنان در پست‌های مدیریتی

تشکر و قدردانی از کارکنان اخلاق‌مدار در سطح شعبه/ واحد

تشکیل «کمیته اخلاق حرفه‌ای» که اخذ امتیاز از آن کمیته برای کارمند تشویقی به همراه داشته باشد.

3- محور انگیزش شغلی: مشتمل بر 5 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

ایجاد عشق و علاقه در بین کارکنان نسبت به کارشان با ایجاد انگیزه

ایجاد انگیزه لازم بالاخص در ابعاد معنوی و مادی در بین کارکنان

ایجاد فضای رقابتی در بین کارکنان

ایجاد انگیزه در کارکنان برای ارتقای سطح معلومات

ایجاد امید به آینده و برآورده شدن آرزوها در حد نسبی

4- محور جذب و استخدام: مشتمل بر 2 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

اصلاح و تقویت سیستم جذب نیروی انسانی و تمرکز بر جذب و استخدام کارکنانی که اخلاق‌مدار هستند

سازمان می‌بایست در بدو استخدام، مقوله غربالگری را حتما در زمینه‌های اجتماعی و فرهنگی و اخلاقی بعمل آورده و از آنان حتما تست‌های شخصیتی را بگیرد.

5- محور رویه‌های عادلانه و منصفانه: مشتمل بر 6 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

احکام تشویقی به کارکنان به صورت علنی و در حضور تمامی همکاران و ریاست شعبه اعطا شود.

قوانین و مقررات سخت و ناعادلانه‌ای را در سازمان نبایست ایجاد کرد زیرا کارکنان راه‌های فرار از آن را پیدا خواهند کرد.

برای ارتقا و رشد کارکنان فرصت‌های مساوی ایجاد شود.

نظام پرداخت‌ها با توجه به حجم کار تعیین گردند.

امکانات رفاهی (وام، استفاده از هتل‌ها، سفرها و …)، به افراد خاصی در سازمان تعلق نداشته باشد.

نسبت به توانایی‌های کارکنان، مسئولیت‌ها تعیین شوند.

6- محور ارزیابی عملکرد: مشتمل بر 6 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

انجام بازرسی‌های نامحسوس از عملکرد اخلاقی کارکنان و تذکر به افرادی که اخلاق حرفه‌ای را رعایت نمی‌کنند.

انجام ارزشیابی‌های ‌ واقع‌بینانه‌تر از عملکردهای اخلاقی و رفتاری کارکنان

به ازای هر عملکرد غیر اخلاقی، امتیازاتی از کارکنان کسر شود و اشکالات نیز به وی تذکر تا در دوره‌های بعدی اصلاح شود.

برخورد جدی با کارکنانی که  از اخلاق حرفه‌ای ضعیفی برخوردار هستند.

رصد عملکرد اخلاقی و یا غیر اخلاقی کارکنان

ارزشیابی عملکرد اخلاقی کارکنان از طریق تکمیل فرم نظرسنجی توسط مراجعین

7- محور امور رفاهی: مشتمل بر 4 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

ایجاد ساختمان‌های اداری جدید با امکانات روز و کاملا اداری

ایجاد تسهیلات ورزشی و خدمات رفاهی مناسب

بالابردن مزایای جانبی مانند تسهیلات بانکی

برگزاری اردوهای تفریحی و تشویقی برای کارکنان سازمان

8- محور انتصاب شایسته: مشتمل بر 5 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

کارکنانی را جهت امور مربوط به واحدهای بازرسی، اجرائیات و ابلاغ، استفاده نماید که حداقل 5 سال سابقه کار در واحد درآمد را داشته باشند.

تاکید بر شایسته‌سالاری و از نیروهای خوب در جایگاه خودشان استفاده شود.

ارتقای سازمانی بر اساس شایسته‌سالاری به مفهوم واقعی کلمه انجام شود.

ضمیمه کردن پرونده اخلاقی کارکنان به پرونده پرسنلی آنان

به کارگیری مدیران دارای اخلاق حرفه‌ای و مسلط به امور جاری سازمان

9- محور رفتار و گفتار مدیران: مشتمل بر 7 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

ارتباط نزدیک و بی‌غرض مسئولین و کارکنان جهت بررسی مشکلات اعم از محیط کار و خانواده

الگو بودن مدیران از نظر اخلاق حرفه‌ای؛ کارکنان مصادیق اخلاق حرفه‌ای را به طور عینی در مدیر مافوق خود مشاهده و درس می‌گیرند.

صداقت در رفتار و گفتار مدیران ارشد سازمان که بازخورد آن صد در صد به شعب و سطوح صف مرتبط بوده، که این تناقض باعث تنش بسیار زیاد بین همکاران و ارباب رجوع می‌گردد و در طول زمان اخلاق‌مداری را بسیار تضعیف می‌نماید.

نگاه ابزاری به کارکنان سازمان از آنان افرادی بدون احساس، بدون مسئولیت، نگران در رابطه با آینده، ناامید در ارائه طرح و پیشنهاد، به وجود می آورد.

برخورد عقلانی و هوشمند در مواجهه با مشکلات اخلاقی پیش آمده در سازمان و اقدام در برطرف کردن آنها

مدیر با نگرش مدیریت علمی و با تاکید فراوان بر افزایش کارایی و تولید از مسئولیت خود در قبال کارکنان با روابط انسانی غافل می‌شود نهایتا این امر در بلندمدت منجر به بی‌انگیزگی جابجایی و غیبت‌های کارکنان نهایتا کاهش بهره‌وری خواهد شد.

حفظ کرامت و منزلت انسانی کارکنان سازمان

10- محور منشور اخلاق حرفه‌ای: مشتمل بر 1 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

تهیه و تدوین منشور اخلاقی مربوط به سازمان با مشارکت همه اعضای سازمان و دسترس بودن این منشور برای کلیه کارکنان

11- محور راهکارهای ساختاری: مشتمل بر 5 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

نهادینه کردن خدمات از راه دور و استفاده از اینترنت برای ارایه خدمات جهت آرامش و آسایش مراجعین و برداشتن فشار عصبی از روی کارکنان

فضای کار مناسب و حجم کار به نسبت تعداد نفرات شاغل در واحد و تقسیم کارکنان واحدها به نسبت کارکرد واحدهای دیگر که از حجم کار کمتری برخوردار هستند که در این خصوص چارت سازمانی واحدها نیاز به بررسی همه جانبه دارد.

ایجاد کارگزاری‌های مجازی با استفاده از دانش روز بخش خصوصی برای ارایه خدمات از راه دور

امکان پیگیری کارها به صورت سیستمی تا ارباب رجوع‌ کمتر به شعب مراجعه نمایند.

اصلاح برخی قوانین و مقررات دست و پا گیر سازمان

12- محور نیازهای مالی کارکنان: مشتمل بر 3 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

توجه به مسائل و مشکلات کارکنان و رفع آنها

سازمان به وضعیت معیشت و مسکن کارکنان خود توجه نماید.

مشارکت در شادی و غم‌های کارکنان

13- محور بهداشت جسم روان کارکنان: مشتمل بر 6 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

تمرکز بر کاهش استرس میان کارکنان

تقویت روحیه کارکنان

ایجاد محیط مناسب و آرام برای کار

توجه به شان و منزلت کارکنان

بررسی میزان رضایت شغلی کارکنان در محیط کاری

ایجاد محیط شاد در محل کار با تغییرات ظاهری محل کار، همدلی کارکنان با مدیران و ایجاد رفاقت بین آنها

14- محور مدیریت مشارکتی: مشتمل بر 2 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

رفع نیازهای حرفه‌ای کارکنان از طریق درخواست ارتقا و مشارکت در تصمیم‌گیری‌های سازمانی به صورت موثر و عملی و نه صرفا روش‌های پرسش و پاسخ که سرانجام پیشنهادات نیز مشخص نباشند.

ایجاد فرصت‌های مناسب در استفاده از خرد جمعی به شکوفایی خلاقیت و نوآوری در سازمان، مشارکت در تصمیم‌گیری‌ها

15- محور شفاف‌سازی امور: مشتمل بر 2 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

شفاف‌سازی بخشنامه‌های و تعیین حدود وظایف واحدها نسبت به مسئولیت‌شان جهت آرامش روانی کارکنان

استاندارسازی شغل و اینکه کارکنان به صورت استاندارد روزانه باید به چند نفر باید پاسخ بدهند.

16- محور مشاوره اخلاقی: مشتمل بر 3 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

استقرار باجه‌های مشاوره اخلاقی در هر طبقه از شعب برای ارتقا اخلاقی کارکنان و مراجعین

ایجاد چترهای مشاوره‌ای در زمینه‌های مختلف برای کارکنان

ایجاد یک گروه و یا کارگروه جهت بررسی مشکلات و راهکارهایی در طول زمان با توجه به نحوه انجام کارهای محوله در سطح شعب

17- محور رویکردی فرایندی: مشتمل بر 1 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

اخلاق حرفه‌ای یک فرایند است یعنی مدیریت اخلاق وجود داشته باشد و مدیر برای خروجی این فرایند مانند ضوابط، سیاست‌ها، رویه‌ها، جلسات، فرم‌ها و… برنامه‌ریزی نماید.

18- محور برنامه‌های ترویج اخلاق: مشتمل بر 5 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

در ادارات کل یا ستاد سازمان یک فرد یا واحد مسئول نظارت و اداره کردن برنامه اخلاق حرفه‌ای باشد (مامور اخلاق).

بخشش را ارج بنهیم کمک کنیم تا کارکنان اشتباهاتشان را بشناسند و در مسیر اصلاح و عملکرد اخلاق‌مدارانه پشتیبان آنها باشیم.

ترویج اخلاق‌ورزی در زندگی شخصی کارکنان

اهمیت دادن به اخلاق حرفه‌ای در شغل

ترویج صداقت و راستگویی در بین کارکنان

19- محور تعامل با همکاران: مشتمل بر 3 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

رعایت ادب و احترام اداری از بالاترین سطح تا سطوح اولیه و تکریم همکاران

ایجاد فرصت بحث و گفتگوی دوستانه بین کارکنان بخش‌های مختلف در جهت حل مشکل حرفه‌ای و غیر حرفه‌ای

ایجاد روحیه همدردی و دلسوزی با دیگران در کارکنان

20- محور ارتقای امنیت شغلی: مشتمل بر 1 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

نداشتن امنیت شغلی و اضطراب ناشی از آن دلیل عمده تولید شایعات در سازمان ممکن است باشد.

21- محور تدوین سیاست‌ها و رویه‌های مناسب: مشتمل بر 3 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

برنامه تدوین اخلاق زمانی پایان می‌یابد که رفتار اخلاق‌مدار در محیط کار نهادینه شود. پس از شناسایی ارزش‌ها و ضوابط اخلاقی باید سیاست‌ها، رویه‌ها و آموزش‌هایی را برای تبدیل حرف به عمل تدوین کند.

اخلاقی کردن هدف‌های سازمان

اشاعه ارزش‌های و مسائل اخلاقی در سازمان

22- محور هموسازی ارزش‌های اخلاقی با فرهنگ سازمانی‌: مشتمل بر 2 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

اخلاق حرفه‌ای و دیگر برنامه‌های مدیریتی، باید با یکدیگر هماهنگ و یکپارچه باشند ارزش‌های اخلاقی باید معرف فرهنگ سازمانی باشند.

شناسایی ارزش‌هایی که با مسائل جاری سازمان در ارتباط هستند

23- محور برنامه‌های فرهنگی: مشتمل بر 2 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

اشاعه ارزش‌ها و مسائل اخلاقی و رفتاری کاری و سازمانی

باید کار عملی- فرهنگی – مهارت و حقوقی توآمان انجام پذیرد.

24- محور تکریم ارباب رجوع: مشتمل بر 2 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

رعایت حق و حقوق ارباب رجوع و اجتناب از اعمال سلیقه شخصی در اجرای قوانین و مقررات

به کارکنان آموزش داده شود که هنر این نیست که به هر شکل بخواهیم بر موضع خود پافشاری و حرف خود را به کرسی بنشاند. هنر این است که حرف طرف مقابل را هم شنیده و براساس حق و عدالت که البته منطبق با ضوابط باشد تصمیم‌گیری کنیم.

25- محور ارتقای تعلق خاطر و تعهد سازمانی کارکنان: مشتمل بر 2 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

یکی از بهترین راهکارها این می‌باشد که بتوان این حس را در درون کارمند ایجاد نمود که سود و زیان سازمان و سود در زیان کارمند تاثیر مستقیم دارد و پرداخت‌ها و پاداش‌های تخصیص یافته به کارکنان با ذکر آمار و کارهای صورت گرفته انجام گردد و جهت هر شعبه و هر واحد جداگانه پرداخت گردد در واقع کارمند جزء شرکای واقعی سازمان گردد.

بالا بردن تعهد سازمانی در کارکنان با هدفمند نمودن پرداخت‌ها و مزایای انگیزشی

26- محور حمایت مدیران ارشد: مشتمل بر 2 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

بالاترین مقام اجرایی باید از برنامه‌اخلاق حرفه‌ای حمایت کند.

سازمان خود بایستی اخلاق حرفه‌ای را در رابطه با کارکنانش به کار گیرد تا آنها نیز با احساس رضایت کار کرده که خود باعث افزایش اخلاق حرفه‌ای می‌شود.

27- محور تدوین معیارهای اخلاقی: مشتمل بر 1 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

بهترین راه جلوگیری از بحران‌های اخلاقی، پیشگیری است. به همین دلیل تهیه و تدوین ضوابط کاری و معیارهای اخلاقی اهمیت زیادی دارد و باعث می‌شود کارکنان همیشه جنبه‌های اخلاقی را در نظر بگیرند.

28- محور اتخاذ تصمیمات ‌اخلاقی به صورت جمعی: مشتمل بر 2 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

تصمیمات اخلاقی را جمعی اتخاذ بکنیم و آنها را در صورت امکان به اطلاع کلیه کارکنان برسانیم با درگیر کردن علایق و دیدگاه‌های گوناگون نه تنها کیفیت تصمیم‌گیری افزایش می‌یابد بلکه با کاهش تردیدها نسبت به برداشت‌های ناعادلانه، اعتبار فرایند تصمیم‌گیری و میزان پذیرش تصمیمات بیشتر می‌شود.

برای تهیه و تدوین برنامه رعایت اخلاق حرفه‌ای از گروه‌های مختلف کمک بگیریم در آن صورت کارکنان اگر مشارکت داشته باشند احساس تعلق خاطر پیدا می‌کنند و سازمان و مراجعان را از آن خود می‌دانند.

29- محور تفویض اختیار: مشتمل بر 1 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

تفویض اختیار در مشاغل مختلف

30- محور گردش مشاغل: مشتمل بر 1 راهکار به شرح زیر می‌باشد:

جابجایی کلیه پرسنل هر دو سال یکبار در واحدهای اجرایی مختلف