چگونه عذرخواهی کنیم

روش و محتوا هر عذرخواهی بر اساس مشکلی که برای آن عذرخواهی می‌کنید و کسانی که از آن‌ها عذرخواهی می‌کنید، متفاوت است. با این حال، نکات زیر می‌تواند تقریباً هر عذرخواهی را مؤثرتر سازند:

• در اسرع وقت عذرخواهی کنید: با عذرخواهی سریع، تصدیق می‌کنید که اشتباه کرده‌اید و واقعاً از آن پشیمان هستید. گاهی اوقات و به ویژه برای تخلفات جزئی نظیر دیر رسیدن به قرار ناهار با همکارتان، عذرخواهی سریع پذیرفته می‌شود. با این حال، هنگام عذرخواهی برای یک تخلف خاص و بزرگ، ممکن است لازم باشد چند ساعت یا حتی یک روز منتظر بمانید تا همه افراد درگیر شرایط را پردازش کنند تا بتوانند عذرخواهی شما را بپذیرند.
• بهانه‌جویی نکنید: با بهانه آوردن برای اشتباه خود، به نوعی مسئولیت اقدامات خود را بر عهده نمی‌گیرید. حتماً عبارات «متأسفم» یا «معذرت می‌خواهم» را بگویید تا پشیمانی خود را به وضوح بیان کنید. گنجاندن دلایل اقداماتتان باعث می‌شود به نظر برسد که دارید خود را از این اشتباه معاف می‌کنید و واقعاً متأسف نیستید.
• مسئولیت کارتان را بپذیرید: پس از گفتن اینکه متأسف هستید، به طور واضح و مختصر اشتباه خود را بپذیرید. برای مثال، می‌توانید بگویید: «وقتی کارم را برای پروژه تیمی‌مان تحویل ندادم، کل تیم را ناامید کردم». قاعده یا هنجاری که زیر پا گذاشته‌اید را بپذیرید تا مسئولیت اشتباه خاص خود را نیز بپذیرید.
• توضیح دهید که چگونه اشتباه را برطرف خواهید کرد: علاوه بر بیان اینکه چرا متأسف هستید، توضیح دهید که چگونه از تکرار این مشکل جلوگیری می‌کنید. به عنوان مثال، اگر ضرب‌الاجل تحویل یک کار تیمی را از دست دادید، به همکاران خود توضیح دهید که برنامه خود را به‌گونه‌ای تنظیم کرده‌اید که مانع از دست دادن ضرب‌الاجل‌های مقرر بعدی شما شود. تنها اینکه به دیگران بگویید که اشتباه تکرار نخواهد شد، کافی نیست مگر اینکه مراحلی که برای اطمینان از تکرار آن اشتباه انجام خواهید داد را توضیح دهید. همچنین ممکن است از شخصی که عذرخواهی می‌کنید بپرسید که آیا کاری برای اصلاح این وضعیت می‌توانید انجام دهید.
• روی حرف خود بایستید: اگر می‌گویید در پاسخگویی سریع به ایمیل‌ها سخت‌تر کار خواهید کرد، پس به قول خود وفادار بمانید تا به دیگران نشان دهید که عذرخواهی شما واقعی است. با پیگیری راه‌حل خود، به دیگران نیز نشان می‌دهید که می‌توان به شما اعتماد کرد.
• روش عذرخواهی را در نظر بگیرید: برخی از عذرخواهی‌ها باید حضوری بیان شود. به عنوان مثال، اگر اشتباه بزرگی در قبال مدیرتان مرتکب شدید، ممکن است لازم باشد حضوری ملاقاتی داشته باشید تا در مورد تخلف با جزئیاتش صحبت کنید. با این حال، اگر از برخورد حضوری با این موقعیت‌ها ناراحت هستید یا اگر ممکن است چیزی را اشتباه بگویید، می‌توانید بخواهید یک ایمیل عذرخواهی بفرستید. همچنین می‌توانید راه سومی را انتخاب کنید. این‌گونه که از طریق ایمیل عذرخواهی کنید و از آن شخص بپرسید که آیا می‌خواهد حضوری برای بحث بیشتر در مورد مشکل با شما ملاقات کند.