انواع ارتباط سازمانی بر اساس جهت ارتباط

1– ارتباط رو به بالا

هنگامی که جریان اطلاعات در یک سازمان، از سطوح پایین‌تر از به سطوح بالاتر باشد، به عنوان ارتباط رو به بالا نامیده می‌شود. این شکل از ارتباط، به کارکنان کمک می‌کند تا دیدگاه‌ها، ایده‌ها یا شکایات خود را برای مدیریت ارشد سازمان بیان کنند. این امر تنها در یک فضای دموکراتیک امکان‌پذیر است. ارتباط رو به بالا از زیردستان به مافوق جریان می‌یابد و به افزایش پذیرش تصمیم مدیریت توسط زیردستان کمک می‌کند. با این حال ارتباط رو به بالا از محدودیت‌های مختلفی نظیر زنجیره طولانی فرماندهی، عدم اعتماد به مافوق، ترس از انتقاد، عدم مشارکت و… رنج می‌برد. در این نوع ارتباط، پیام می‌تواند از طریق رسانه‌های شفاهی (نظیر جلسات کارفرما-کارمند، دادخواست شکایت، سیاست درهای باز و…) و رسانه‌های نوشتاری (نظیر گزارش‌ها، نامه‌ها، شکایات، پیشنهادات و…) منتقل شود.

ارتباط رو به بالا اساساً ماهیتی مشارکتی دارد و فقط در یک محیط سازمانی دموکراتیک می‌تواند شکوفا شود. ارتباط رو به بالا ممکن است به صورت گزارش پیشرفت، پیشنهادات، شکایات و… باشد.

1-1- مزایای ارتباط رو به بالا

• مدیران می‌تواند از اخذ بازخورد اثربخش در برنامه و رویه‌های خود استفاده کند.
• به زیردستان کمک کنید دیدگاه‌های خود را به مدیریت عالی برسانند.
• از ایده‌ها و پیشنهادات ابتکاری حمایت می‌کند.
• منجر به هماهنگی و همکاری متقابل بین مدیران و کارکنان می‌گردد.
• مدیران می‌توانند تأثیر ارتباط را ارزیابی کنند.

1-2- معایب ارتباط رو به بالا

• ممکن است کارکنان فقط اطلاعات مطلوب را در اختیار مدیریت ارشد سازمان قرار دهند.
• ممکن است کارکنان به دلیل عدم پاسخ مناسب مدیریت ارشد سازمان دلسرد شوند.
• زمان زیادی طول می‌کشد تا پیام به سطح بالاتری منتقل شود.
• امکان دست‌کاری عمدی اطلاعات برای دستیابی به اهداف شخصی وجود دارد.
• ممکن است مدیریت ارشد سازمان واکنش منفی نشان دهد.

2- ارتباط رو به پایین

ارتباط رو به پایین را می‌توان به عنوان انتقال اطلاعات و پیام‌ها از مدیران سطوح بالا به کارکنان سطوح پایین تعریف کرد. این بدان معناست که ارتباط توسط بالاترین سطوح مدیریت در شرکت برای انتقال دستورات، دستورالعمل‌ها، هشدارها یا مسئولیت‌ها به زیردستان آغاز می‌شود. ارتباط رو به پایین برای اطلاع‌رسانی به کارکنان، چشم‌انداز، مأموریت، اهداف بلندمدت و میان‌مدت، سیاست‌ها و رویه‌های سازمان مفید می‌باشد. این امر می‌تواند به صورت ارتباط شفاهی (نظیر مکالمه حضوری، جلسات، سخنرانی‌ها، کنفرانس‌ها و…) و ارتباط نوشتاری (نظیر کتابچه راهنما، اطلاعیه‌ها، بخشنامه‌ها، نمایش اخبار دیجیتال، هشدارها و…) باشد. این نوع ارتباط از محدودیت‌های مختلفی نظیر فیلتر کردن پیام، سوءتفاهم و سردرگمی، عدم قابلیت اطمینان منبع، تحریف پیام، پیام نامشخص و… رنج می‌برد.

2-1- مزایای ارتباط رو به پایین

• در کنترل زیردستان مفید است.
• برنامه‌ها و سیاست‌های سازمان را برای کارکنان تشریح می‌کند.
• ابزاری برای تفویض اختیار است.
• در آماده‌سازی افراد برای ایجاد تغییر اثربخش می‌باشد.

2-2- معایب ارتباط رو به پایین

• تمایل به ارتباط یک طرفه دارد.
• وقت‌گیر است زیرا اطلاعات از سطوح مختلف عبور می‌کند.
• بعضی اوقات ممکن است یک مدیر اطلاعات را فیلتر کند.
• با طولانی شدن ارتباط، گاهی اوقات پیام بی‌اثر می‌شود و می‌تواند اهمیت خود را از دست بدهد.

3- ارتباط افقی (جانبی)

وقتی ارتباط بین دو یا چند نفر انجام شود که در یک سطح کار می‌کنند، به آن ارتباط افقی یا جانبی می‌گویند. این نوع ارتباط بیشتر در طی یک جلسه یا کنفرانس انجام می‌شود. هدف اصلی ارتباط افقی، ایجاد هماهنگی بین بخشی است.

3-1- مزایای ارتباط افقی

• در جلوگیری از تکرار کار اثربخش است.
• به حل تعارضات بین بخشی کمک می‌کند.
• ایجاد هماهنگی بین بخش‌های مختلف سازمان را تسهیل می‌کند.
• به حفظ حمایت اجتماعی و هیجانی در بین گروه همسالان کمک می‌کند.

3-2- معایب ارتباط افقی

• انگیزه کافی برای برقراری ارتباط وجود ندارد.
• کارکنان به دلیل رقابت بین خودشان ممکن است اطلاعات را پنهان کنند.
• فاقد اقتدار است.

4- ارتباط مورب (متقاطع)

ارتباط مورب یا متقاطع به تبادل اطلاعات بین افراد در سطوح متفاوت سازمانی اشاره دارد. این نوع ارتباط برای گسترش اطلاعات در سطوح مختلف سازمان و همچنین برای بهبود درک و هماهنگی برای دستیابی به اهداف سازمانی استفاده می‌شود.

4-1- مزایای ارتباط مورب

• اثربخشی سازمانی را افزایش می‌دهد.
• تغییرات سازمانی را تسهیل می‌کند.
• یکپارچگی و هماهنگی را در سازمان ایجاد می‌کند.
• سرعت عمل و صرفه‌جویی در وقت را افزایش می‌دهد.

4-2- معایب ارتباط مورب

• اصل وحدت فرماندهی را نقض می‌کند.
• یک روش غیر سیستماتیک برای برقراری ارتباط است.