مهارت‌های ارتباطی اثربخش
صرف‌نظر از اینکه در کدام صنعت فعالیت می‌کنید، توانایی برقراری ارتباط اثربخش با مافوق، همکاران و کارکنان در یک سازمان بسیار مهم می‌باشد. کارکنان در عصر دیجیتال باید بدانند که چگونه پیام‌ها را به صورت اثربخش از طریق تلفن، ایمیل و رسانه‌های اجتماعی انتقال و دریافت کنند. مهارت‌های ارتباطی به شما کمک می‌کند تا استخدام شوید، ارتقا یابید و در طول زندگی حرفه‌ای خود موفق باشید.
توسعه مهارت‌های ارتباطی می‌تواند به همه جنبه‌های زندگی حرفه‌ای و اجتماعی یک شخص کمک کند. توانایی برقراری ارتباط دقیق، شفاف و هدفمند، یک مهارت حیاتی در زندگی است و چیزی است که نباید از آن غافل شد. برای کار بر روی مهارت‌های ارتباطی هرگز دیر نیست و با این کار می‌توانید کیفیت زندگی خود را ارتقا دهید. مهارت‌های ارتباطی تقریباً در همه جنبه‌های زندگی موردنیاز است:
- از نظر حرفه‌ای، اگر متقاضی شغل هستید یا به دنبال ارتقا شغلی با کارفرمای فعلی خود هستید، مطمئناً باید مهارت‌های ارتباطی خوبی را از خود به نمایش بگذارید.
- مهارت‌های ارتباطی اثربخش در زندگی شخصی از طریق فهم دیگران می‌تواند روابط شخصی شما بهبود بخشد.
- مهارت‌های ارتباطی می‌تواند شما قادر سازد تا تعاملات خود را با کسب و کارها و سازمان‌ها مدیریت نمایید.
توانایی برقراری ارتباط اثربخش شاید مهم‌ترین مهارت در زندگی یک شخص باشد. این همان چیزی است که ما را قادر می‌سازد اطلاعات را به دیگران منتقل کنیم و آنچه به ما گفته می‌شود را فهم کنیم. فقط باید مشاهده کنید که نوزادی با دقت به صحبت‌های مادرش گوش می‌دهد و سعی می‌کند صداهایی که از مادرش می‌شنود را تکرار کند تا فهم کند که برقراری ارتباط چقدر ضرورت دارد.
ارتباط در ساده‌ترین حالت، عمل انتقال اطلاعات از یک مکان به مکان دیگر است که ممکن است به صورت کلامی (با استفاده از صدا)، نوشتاری (با استفاده از رسانه‌های چاپی یا دیجیتال نظیر کتاب‌ها، مجلات، وب‌سایت‌ها یا ایمیل‌ها)، دیداری (با استفاده از لوگوها، نقشه‌ها، نمودارها) یا غیرکلامی (با استفاده از زبان بدن، حرکات بدن و لحن صدا) باشد. البته در عمل، اغلب به صورت ترکیبی از موارد فوق رخ می‌دهد.
مهارت‌های ارتباطی اثربخش می‌تواند نحوه عملکرد شما را در طول زندگی بهبود بخشد و راه شما را در روابطتان با دیگران هموارتر کند. از طرف دیگر، مهارت‌های ارتباطی ضعیف می‌تواند روابط شخصی و کاری شما را تضعیف کند و زندگی‌تان را به میزان قابل‌توجهی سخت نماید. برخی افراد می‌توانند زبان، لحن و پیام خود را متناسب با مخاطبشان تنظیم نمایند و نظر خود را سریع و مختصر بیان کنند. همچنین آن‌ها می‌توانند پیام‌های ارسالی را به سرعت دریافت کنند. این امر ممکن است مشکل به نظر برسد، اما به احتمال زیاد آن‌ها زمان بسیاری را صرف آموزش مهارت‌های خود کرده‌اند.
انواع مهارت‌های ارتباطی اثربخش
1- گوش دادن
گوش دادن توانایی دریافت و تفسیر دقیق پیام‌ها در فرایند ارتباط است. گوش دادن کلید ارتباط اثربخش است. بدون توانایی گوش دادن اثربخش، پیام‌ها به راحتی فهم نمی‌شوند. در نتیجه، ارتباط برقرار نمی‌شود و فرستنده پیام ممکن است به راحتی ناامید شود. گوش دادن به قدری مهم است که بسیاری از کارفرمایان موفق، آموزش مهارت گوش دادن را برای کارکنان خود ارائه می‌دهند. مهارت گوش دادن خوب می‌تواند منجر به اشتباهات کمتر، رضایت مشتری و بهره‌وری بیشتر و همچنین افزایش اشتراک اطلاعات گردد که به نوبه خود می‌تواند منجر به خلاقیت و نوآوری شود. گوش دادن اثربخش مهارتی است که پایه و اساس همه روابط انسانی مثبت است. زمانی را برای تفکر و توسعه مهارت‌های گوش دادن خود اختصاص دهید چرا که عنصر اصلی موفقیت محسوب می‌گردد.
گوش دادن یک مهارت ارتباط بین شخصی مهم می‌باشد. ارتباط یک فرایند دو طرفه است و گوش دادن یک قسمت ضروری از دریافت اطلاعات است. وقتی ارتباط برقرار می‌کنیم، 45 درصد از وقت خود را صرف گوش دادن می‌کنیم. بیشتر افراد گوش دادن را امری مسلم می‌دانند، اما گوش دادن همان شنیدن نیست و باید به عنوان یک مهارت در نظر گرفته شود.
شنونده خوب بودن یکی از بهترین راه‌ها برای برقراری ارتباط خوب است. هیچ کس دوست ندارد با کسی ارتباط برقرار کند که فرصتی را برای گوش دادن به شخص مقابل خود اختصاص نمی‌دهد. اگر شنونده خوبی نیستید، درک آنچه از شما خواسته می‌شود دشوار است.
برای تمرین گوش دادن فعال وقت بگذارید. گوش دادن فعال شامل توجه دقیق به صحبت‌های شخص مقابل، بیان پرسش‌های روشن و بیان مجدد گفته‌های شخص مقابل برای اطمینان از درک صحبت‌هایش می‌باشد. از طریق گوش دادن فعال، بهتر می‌توانید صحبت‌های شخص مقابل را درک کنید و پاسخ مناسب دهید.
قطعاً گوش دادن اثربخش یک مهارت فوق‌العاده مهم می‌باشد. اهداف گوش دادن عبارتند از:
- تمرکز بر پیام‌های در حال دریافت، جلوگیری از حواس‌پرتی و پیش‌داوری.
- برای درک کامل و دقیق دیدگاه‌ها و ایده‌های گوینده.
- ارزیابی انتقادی آنچه گفته می‌شود.
- مشاهده سیگنال‌های غیرکلامی همراه با آنچه برای تقویت فهم لازم است.
- برای نشان دادن علاقه، نگرانی و تمرکز.
- تشویق گوینده برای برقراری ارتباط کامل، صریح و صادقانه.
- با رویکرد از خودگذشتگی، گوینده را در اولویت قرار دهید.
- دستیابی به تفاهم مشترک، توافق و پذیرش دیدگاه‌های هر دو طرف.
2- ارتباط کلامی
ارتباط کلامی به آنچه بیان می‌کنیم، اشاره دارد و یک روش مهم برای انتقال پیام است. ارتباط کلامی می‌تواند به صورت نوشتاری و گفتاری باشد.
کلماتی که انتخاب می‌کنیم می‌تواند تفاوت زیادی در ادراک دیگران از ما ایجاد کند. برای مثال، برقراری ارتباط با یک کودک خردسال یا با کسی که زبان ما را خیلی خوب صحبت نمی‌کند را در نظر بگیرید. در چنین شرایطی شما باید از زبان ساده و جملات کوتاه استفاده کنید. این امر کاملاً متفاوت از گفتگو با یک دوست قدیمی است که سال‌هاست او را می‌شناسید. به همین ترتیب، نحوه مکالمه با یک دوست بسیار متفاوت از یک مباحثه کسب و کار است و کلماتی که انتخاب می‌کنید هنگام صحبت با یک همکار به طور قابل‌ملاحظه‌ای فنی‌تر هستند.
بازتاب و شفاف‌سازی هر دو تکنیک‌های رایجی هستند که در ارتباط کلامی استفاده می‌شوند تا اطمینان حاصل شود که آنچه شنیده‌اید و فهم کرده‌اید همان چیزی است که بیان شده است. بازتاب، فرایند نقل‌قول و بیان مجدد گفته‌های طرف مقابل است تا نشان دهد که شما مطالب را درست فهم کرده‌اید. شفاف‌سازی فرایند جستجوی اطلاعات بیشتر برای آگاهی از فهم شما از طریق بیان پرسش می‌باشد. مهارت‌های پرسشگری یکی از حوزه‌های بسیار مهم ارتباط کلامی است که اغلب در شفاف‌سازی مورد استفاده قرار می‌گیرد. سرانجام، دو زمینه خاص که در مهارت‌های ارتباط کلامی به آن‌ها نیاز خواهید داشت و جداگانه قابل بررسی است، سخنرانی و مکالمه است.
3- ارتباط غیرکلامی
استفاده از صدای ما فقط قسمت بالایی کوه یخ است. در واقع ما اطلاعات بسیار بیشتری را با استفاده از ارتباط غیرکلامی انتقال می‌دهیم که شامل سیگنال‌های غیرکلامی، ژست، حالت چهره، زبان بدن، تن صدا و ظاهر ما می‌باشد. این موارد می‌توانند پیام کلمات گفتاری ما را تقویت یا تضعیف کنند، بنابراین لازم است با دقت مورد توجه قرار بگیرند.
زبان بدن، ارتباط چشمی، حرکات دست و تن صدای شما بر پیامی که می‌خواهید منتقل کنید تأثیرگذارند. وضعیت آرام و گشوده (دست‌ها باز، پاها آرام) و لحن دوستانه شما باعث می‌شود تا صمیمی‌تر به نظر برسید و دیگران را ترغیب می‌کند تا دوستانه‌تر با شما صحبت کنند. ارتباط چشمی نیز مهم است. شما می‌بایست به چشمان شخص مقابل نگاه کنید تا نشان دهید که روی خودش و گفتگو با وی متمرکز هستید. البته مطمئن شوید که به شخص مقابل خیره نمی‌شوید که باعث ناراحتی وی گردد. همچنین در حین صحبت به سیگنال‌های غیرکلامی دیگران توجه کنید. غالباً نشانه‌های غیرکلامی احساس واقعی شخص را بیان می‌کند. به عنوان مثال اگر فرد به چشمان شما نگاه نمی‌کند، ممکن است ناراحت باشد یا می‌خواهد حقیقتی را پنهان کند.
4- مهارت‌های ارائه
بسیاری از افراد فقط به ندرت از مهارت‌های ارائه استفاده می‌کنند. با این حال، احتمالاً در زندگی مواقعی پیش خواهد آمد که باید اطلاعاتی را به صورت رسمی یا غیررسمی به گروهی ارائه دهید. ارائه‌ها به مراتب فراتر از ایستادن در مقابل دیگران و صحبت کردن از طریق مجموعه‌ای از اسلایدها هستند. مهارت‌های ارائه شامل توانایی انتقال نظرات شما در جلسات کوچک و بزرگ و حتی طرح ایده کسب و کار برای یک سرمایه‌گذار بالقوه می‌باشد.
5- شفافیت و مختصر
ارتباط کلامی خوب به معنای کافی صحبت کردن است یعنی زیاد یا کم صحبت نکنید. سعی کنید پیام خود را در کمترین حد ممکن بیان کنید. آنچه می‌خواهید را شفاف و مستقیم بیان کنید.
قبل از گفتن به آنچه می‌خواهید بگویید تفکر کنید. این امر به شما کمک می‌کند از صحبت زیاد یا گیج کردن مخاطب خود اجتناب کنید.
6- دوستانه بودن
از طریق لحن دوستانه یا صرفاً یک لبخند می‌توانید همکاران خود را به برقراری ارتباط گشوده و صادقانه با خودتان ترغیب کنید. رعایت ادب در تمام ارتباط محیط کاری بسیار مهم است.
این امر هم در ارتباط رو در رو و هم در ارتباط نوشتاری حائز اهمیت است. در صورت امکان، ایمیل‌های خود را برای همکاران و یا کارکنانتان شخصی‌سازی کنید. به عنوان مثال ارسال این پیام که «امیدوارم آخر هفته خوبی داشته باشید» در ابتدا یا انتهای ایمیل می‌تواند یک پیام را شخصی‌سازی کند و برای گیرنده احساس قدردانی ایجاد کند.
7- اعتمادبه‌نفس
اعتمادبه‌نفس در تعاملات شما با دیگران بسیار مهم است. اعتمادبه‌نفس به همکاران شما نشان می‌دهد که به آنچه می‌گویید ایمان دارید و آن را دنبال خواهید کرد.
ابراز اعتمادبه‌نفس می‌تواند به سادگی برقراری ارتباط چشمی یا استفاده از لحنی محکم اما دوستانه باشد. البته مواظب باشید که متکبر یا پرخاشگر به نظر نرسید. مطمئن شوید که همیشه در حال شنیدن صحبت‌های شخص مقابل هستید و با وی همدلی می‌کنید.
8- همدلی
استفاده از عباراتی نظیر «من شما را درک می‌کنم» نشان می‌دهد که به حرف شخص مقابل گوش داده‌اید و به نظرات او احترام می‌گذارید. گوش دادن فعال می‌تواند به شما در هماهنگی با آنچه شخص مقابل شما فکر می‌کند و احساس می‌کند، کمک کند که به نوبه خود می‌تواند بروز همدلی را آسان کند. حتی وقتی با یک کارفرما، همکار یا کارمند مخالف هستید، درک و احترام به دیدگاه آن‌ها برای شما حیاتی است.
9- ذهنیت گشوده
یک ارتباط‌دهنده خوب باید با ذهنی انعطاف‌پذیر و گشوده وارد یک مکالمه شود. در گوش دادن و درک دیدگاه شخص مقابل گشوده باشید. با تمایل به گفتگو (حتی با افرادی که با آن‌ها مخالف هستید) می‌توانید گفتگویی صادقانه و سازنده‌تری داشته باشید.
10- احترام
در صورت احترام به افراد و باورهایشان، آن‌ها در برقراری ارتباط با شما گشوده‌تر خواهند بود. اقدامات ساده‌ای نظیر استفاده از نام شخص، برقراری ارتباط چشمی و گوش دادن فعال هنگام صحبت شخص مقابل باعث می‌شود که فرد احساس ارزشمندی نماید. از حواس‌پرتی با تلفن پرهیز کنید و روی مکالمه‌تان متمرکز باشید.
با اختصاص دادن زمان برای ویرایش پیام مندرج در ایمیل می‌توانید حس احترام را منتقل کنید. اگر نامه‌ای گیج‌کننده و سردرگم برای دیگران ارسال نمایید، گیرنده فکر می‌کند که شما برای وی احترام کافی قائل نشده‌اید.
11- بازخورد
توانایی دادن و دریافت بازخورد مناسب، مهارت مهمی در برقراری ارتباط است. مدیران و سرپرستان باید به طور مداوم به دنبال راه‌هایی برای ارائه بازخورد سازنده (چه از طریق ایمیل، تماس تلفنی و…) به کارکنان خود باشند.
بازخورد دادن شامل تمجید کردن نیز می‌شود. چیزی به سادگی گفتن «کار شما خوب بود» یا «تشکر برای زحمات شما» به یک کارمند می‌تواند انگیزه وی را بسیار افزایش دهد. به همین ترتیب، باید بتوانید نظرات دیگران را بپذیرید و حتی آن‌ها را تشویق به ارائه بازخورد نمایید. به بازخوردی که به شما داده می‌شود گوش دهید، در صورت عدم اطمینان از این مسئله می‌توانید پرسش‌های شفافی بیان کنید و برای پیاده‌سازی بازخوردتان تلاش کنید.
هیچ دیدگاهی نوشته نشده است.