موانع برقراری ارتباط اثربخش

دلایل زیادی وجود دارد که ممکن است ارتباط بین شخصی از بین برود. در بسیاری از ارتباط، پیام (آنچه بیان می‌شود) ممکن است دقیقاً منطبق با همان مفهومی که فرستنده در نظر گرفته است دریافت نشود. بنابراین، مهم است که ارتباط‌دهنده به دنبال بازخورد باشد تا بررسی کند پیام وی کاملاً شفاف است. مهارت‌های گوش دادن فعال، شفاف‌سازی و بازتاب ممکن است کمک کند اما یک ارتباط‌دهنده ماهر باید از موانع برقراری ارتباط اثربخش و چگونگی جلوگیری یا غلبه بر آن‌ها نیز آگاه باشد. موانع زیادی برای برقراری ارتباط وجود دارد و ممکن است در هر مرحله از فرایند ارتباط ایجاد شود. موانع ممکن است منجر به مخدوش شدن پیام شود و با ایجاد سردرگمی و سوءتفاهم منجر به هدر رفتن وقت و پول شخص گردد.

موانع ارتباط اثربخش، مواردی هستند که در فرایند ارتباط تأثیر می‌گذارند و و در نتیجه ممکن است پیام به آن صورتی که فرستنده در نظر گرفته است، توسط گیرنده دریافت نشود. موانع برقراری ارتباط اثربخش نیز ممکن است به عنوان یک انسداد کننده، مانع، متوقف کننده و گلوگاه برای سیستم ارتباط تعریف شوند. مهم‌ترین موانع ارتباطی به شرح زیر می‌باشد.

1- پارازیت

پارازیت عبارت است از اختلال یا مانع در فرایند ارتباط که ممکن است در هر مرحله از این فرایند رخ دهد. پارازیت می‌تواند صدای سرفه یک شخص یا صدای کامیونی باشد که در آن رانندگی می‌کنید و صدای دو نفری که در نزدیک شما صحبت می‌کنند. همچنین می‌تواند شامل اختلالاتی نظیر قطع شدن خط تلفن در یک مکالمه باشد.

2- تفاوت‌های ادراکی و زبانی

ادراک به نحوه تفسیر هر فرد از جهان پیرامون خود اشاره دارد. افراد به طور کلی می‌خواهند پیام‌هایی را دریافت کنند که برای آن‌ها مهم است. به عنوان مثال کارمندی به دلیل مشکلات شخصی (وضعیت بحرانی یکی از اعضای خانواده) به مدت یک ماه در مرخصی به سر می‌برد. مدیر منابع انسانی ممکن است سردرگم باشد که آیا آن کارمند را حفظ کند یا خیر. مدیر ممکن است تصمیم بگیرد که کارمند موصوف جایگزین شود زیرا بهره‌وری تیمش مختل شده است، در حالی که اعضای خانواده ممکن است او را به عنوان یک شخص مسئولیت‌پذیر در نظر بگیرند.

3- تفاوت‌های فرهنگی

هنجارهای تعامل اجتماعی در فرهنگ‌های مختلف بسیار متفاوت است و همچنین نحوه ابراز هیجانات نیز متفاوت می‌باشد. به عنوان مثال، مفهوم فضای شخصی در فرهنگ‌ها و در محیط‌های اجتماعی مختلف قطعاً متفاوت است.

4- اطلاعات بیش از حد

مدیران با مجموعه زیادی از اطلاعات سر و کار دارند. کنترل این جریان اطلاعاتی ضروری است در غیر این صورت احتمالاً افراد دچار سوء تفسیر، فراموش کردن یا نادیده گرفتن اطلاعات می‌شوند و در نتیجه ارتباط از اثربخشی کمتری برخوردار خواهد بود.

5- بی‌توجهی

در بعضی مواقع ما گوش نمی‌دهیم، بلکه فقط می‌شنویم. به عنوان مثال ممکن است یک مسافر به تابلوی «پارک ممنوع» توجه کند، اما اگر چنین تابلویی در سطح شهر خودش نصب شود، دیگر به آن توجه نمی‌کند. بنابراین پیام‌های تکراری ممکن است در هنگام برقراری ارتباط اثربخش کنار گذاشته شوند.

6- فشارهای زمانی

غالباً اهداف سازمانی باید در یک بازه زمانی مشخص محقق شوند. با تعجیل برای تحقق ضرب‌الاجل‌ها ممکن است کانال‌های رسمی ارتباطی کوتاه شوند یا پیام‌ها به صورت محدود ارسال گردند. بنابراین باید زمان کافی برای برقراری ارتباط اثربخش در نظر گرفته شود.

7- هیجانات

حالت هیجانی ممکن است بر ارتباط تأثیر بگذارد. اگر گیرنده احساس کند که فرستنده پیام عصبانی است، ممکن است اطلاعات ارسالی درست درک و فهم نشود. از سویی بیان هیجانات برای برخی از افراد ممکن است دشوار باشد و یا برخی از موضوعات کاملاً ممنوع یا تابو باشند. موضوعات تابو یا دشوار ممکن است شامل سیاست، دین، معلولیت (ذهنی و جسمی)، جنسیت و رابطه جنسی، نژادپرستی و هر عقیده‌ای باشد که ممکن است موردپسند مردم واقع نشود.

8- پیچیدگی در ساختار سازمانی

هر چه ساختار قدرت در یک سازمان بیشتر باشد یعنی تعداد سطوح مدیریتی بیشتر باشد، احتمال از بین رفتن ارتباط بیشتر می‌گردد. فقط افراد در سطوح بالا می‌توانند تصویر کلی را مشاهده کنند در حالی که افراد در سطوح پایین فقط در مورد حوزه کاری خود دانش دارند و از دانش کمی در مورد سایر حوزه‌ها برخوردارند.

9- حافظه ضعیف

حافظه انسان نمی‌تواند بیش از حد عمل کند. همیشه نمی‌توان آنچه گفته می‌شود را حفظ کرد، خصوصاً اگر علاقه‌مندی یا توجه وجود نداشته نباشد. این امر منجر به تضعیف ارتباط می‌شود.

10- موانع جسمی در ارتباط غیرکلامی

عدم دیدن نشانه‌های غیرکلامی، حرکات، حالت و زبان بدن می‌تواند ارتباط را کم اثر کند. تماس‌های تلفنی، پیام‌های متنی و سایر روش‌های ارتباطی که به فناوری متکی هستند، اغلب نسبت به ارتباط حضوری، اثربخشی کمتری دارند.

11- انتظارات و پیش‌داوری‌ها

انتظارات و پیش‌داوری‌هایی که ممکن است منجر به پیش‌فرض‌های غلط یا کلیشه‌ای شود. افراد اغلب آنچه انتظار دارند بشنوند را می‌شنوند تا آنچه در واقع بیان می‌شود و به نتیجه‌گیری نادرست می‌رسند.